Handmatig, periodiek of automatisch besteladvies

Voor u gebruik gaat maken van deze optie moet u er voor zorgen dat uw voorraad per artikel juist is ingesteld.

Hoe doet u dat:

Er zijn verschillende manieren voor. Wilt u het per artikel doen, kunt u hieronder verder gaan. Wilt u meerdere artikelen ineens te doen, kan Excel handig zijn, maar natuurlijk kunt u ook het artikelraster gebruiken.

Natuurlijk kan het ook per artikel, en hier kunt u lezen hoe.

Open artikelbeheer en ga naar een artikel, kies dan voor het tabblad voorraad.
U ziet het volgende staan:



Om nu voorraadbeheer aan te zetten kiest u voor het vinkje, "Van dit artikel voorraad bijhouden". Op het moment dat u deze aan zet, openen er extra invulmogelijkheden.



U kunt nu bepalen welke Hoofdleverancier dit artikel levert. (Natuurlijk moet u wel de leverancier in uw administratie hebben staan. Hoe u dit doet ziet u bij: Relatie invoeren.

Nadat u een leverancier heeft geselecteerd geeft u aan wat de bestelhoeveelheid voor dit product is, ook kunt u de minimale bestelhoeveelheid opgeven. Daarnaast kunt u de voorraad (vrije voorraad) opgeven, het bedrag dat u invult (gevolgd door een vinkje om het bij te werken) wordt na opslaan in uw voorraad geboekt.

U kunt daarnaast aangeven (onderin) wat uw minimum en maximum aantal voorraad voor het Standaard magazijn. Meerdere magazijnen is ook mogelijk, maar daarvoor dient u deze in te stellen. Ook hiervoor verwijzen wij u naar de Kennisbank.

Nu zijn er nog 2 vinkjes over, voor deze gebruikt kunnen worden dient u een PHP-script in Troublefree te laten installeren, belt u daarvoor de supportdesk:

1-Bestelherinnering mailen
2-Automatisch bestellen

1-Bestelherinnering mailen:

Dit vinkje zet u aan als er mail gestuurd moet worden als u door de voorraad heen bent. Hiervoor dient nog wel een aanpassingen gedaan te worden door onze supportafdeling. Maar daarvoor kunt u hen bellen. Wat ook belangrijk is, is het mailadres van de administratie van de leverancier. Deze moet met het juiste mailadres gevuld worden, aangezien deze wordt gebruikt om de mail te versturen.

2-Automatisch bestellen:

In dit geval wordt de bestelling automatische bij de leverancier geplaatst, zonder uw inbreng.

Moment van mailen / bestellen:

Omdat er in het systeem gebruik wordt gemaakt van PHP (Dynamische webpagina) kunt u deze op elk moment aanroepen. Ook kan er gekozen worden voor een vast moment per dag of in de week.

1-a)Zelf starten van de bestelling
   b) Inplannen van de bestelling

2 - Automatisch laten bestellen

1- Zelf starten van de bestelling:

Als u toegang heeft tot Settings / Algemeen / Actieve taken, kunt u de PHP job zien. Dit is als volgt:



Rechts kunt u op het driehoekje klikken, u krijgt dan de vraag:



Klik hier op OK

De leverancier (of u zelf) ontvangt een mail op het door u ingegeven mailadres van de administratie van uw leverancier.

 b) Inplannen van de bestelling

Als u in de actieve taak in plaats van op het driehoekje op het pennetje klikt kunt u zelf de tijd en dagen aanvinken waarop u uw bestellingen wilt doen.
In dit voorbeeld hebben we gekozen om alle dagen zonder de maandag om 03:41 te bestellen. Dat ziet er dan als volgt uit:

Nadat u heeft opgeslagen zal er vanaf nu op deze data worden besteld.
(Iedere dinsdag en donderdag om 17:00 uur)

2- Automatische bestelling.

Met het aanvinken van de "Automatische bestelling" kun je direct een bestelling plaats laten vinden op het moment dat uw artikel door de minimum voorraad heen gaat. Natuurlijk zal er dan rekening worden gehouden met eventuele orders, en uw minimal en maximale voorraad. 

Om een idee te geven wat voor mail er wordt aangemaakt ziet u hieronder een voorbeeld.