Assets

Product: Troublefree Retail
Auteur: Jos

In dit Kennisbankartikel wordt uitgelegd hoe u de assetmodule kunt gebruiken om assets te beheren.

De assetmodule is bedoeld om assets te kunnen invoeren en beheren. ‘Assets’ is de Engelse term voor bedrijfsactiva. U kunt dit echter in brede zin opvatten: u kunt de module gebruiken om uw eigen apparatuur bij te houden, maar ook apparatuur die u verhuurt aan of beheert voor andere partijen. Denk aan werkstations, netwerkapparatuur, gebruikersaccounts, auto’s, wat dan ook. Voor alles kunt u een asset aanmaken en dit verbinden met andere assets en relaties.

De module bestaat uit drie onderdelen:

• De assetlijst, met een doorzoekbaar overzicht van alle assets
• De assetclasslijst, waarin u assetclasses kunt aanmaken en beheren
• Het stambestand Asset vrije velden, waar in u de vrije velden voor de assets kunt aanmaken en beheren

 

Assetclasses instellen

Om assets te kunnen gebruiken, moet u eerst een assetclass instellen die als profiel kan worden gebruikt. Ga naar Assets > Assetclasses, klik op het plusje en geef hem een naam. Hier kunt u ook een naamtemplate instellen (zie onder).

Voeg desgewenst vrije velden (zie onder) toe door ze naar het linkerdeel van het scherm te slepen en sla de assetclass op.
U kunt de assetclasses in een hiërarchische structuur plaatsen door een parent-assetclass te selecteren. Dit biedt twee functies:

• U kunt op het tabblad 'Toegestane parent-child relaties' restricties opleggen aan de parent-childkoppelingen die mogen worden gemaakt tussen assets.
• Bij het kiezen van een parent assetclass kunt u de vrije velden en het naamtemplate overnemen van de parent naar de child assetclass.

Naamtemplate

U kunt een asset naamtemplate instellen; dit is een sjabloon op basis waarvan de naam automatisch wordt opgebouwd. U kunt dit template vullen met string replaces op basis van de vrije velden in de assetclass. Klik op het knopje naast het invulvak om alle mogelijkheden te zien.

Stel dat u bijvoorbeeld assets wil invoeren met de assetclass ‘Werkstation’ en de hoofdgebruikers ‘Henk de Vries’ en ‘Jan Janssen’. Als u dan dit template gebruikt:

• #asset.assetClass.name# - #asset.owner.fullname#

Komt eruit:

• Werkstation – Henk de Vries
• Werkstation – Jan Janssen

 

Zo kunt u de assets gemakkelijk duidelijke en consistente namen geven.

In het asset staat een vinkje waarmee u het gebruik van het naamtemplate aan- of uitzet. Dit vinkje springt automatisch aan als er een template is ingesteld.

Asset vrije velden

Iedere assetclass heeft een aantal vaste velden:

• ID
• Aangemaakt door
• Laatst bijgewerkt door
• Naam asset: al dan niet met naamtemplate, zie onder
• Bovenliggend asset: hiermee kunt u een hiërarchische structuur van de assets aangeven
• Eigenaar: een relatie in uw administratie
• Hoofdgebruiker: contactpersoon van de eigenaar
• Locatie: adressen van de eigenaar
• Omschrijving: HTML-tekstvak
• Orderregel: zie onder
• Datum ingebruikname en uitgebruikname
• Onderliggende assets, indien aanwezig
• Bijlagen

 

Hiernaast kunt u naar wens vrije velden instellen via het stambestand Asset Vrije Velden. Dit zit onder Instellingen > Stambestanden. U kunt kiezen uit de volgende typen:

• Tekst
• Checkbox
• Datum
• Tekst (HTML)
• Keuzelijst
• Keuzelijst (meerdere opties)
• Wachtwoord (versleuteld)
• Relatie
• Relatie of contactpersoon
• Asset-link(s)
• Adressen

De meeste wijzen voor zich. Enkele opmerkingen:

• Voor de keuzelijsten moet u in het stambestand Asset vrije velden een keuzelijstnummer instellen. Deze worden weer gedefinieerd in het stambestand Vrije Velden keuzelijst.
• Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen. U kunt met gebruikersrechten instellen welke gebruikers wachtwoorden mogen inzien en wijzigen.
• Bij Relatie of contactpersoon kunt u, naast een relatie, ook een contactpersoon van die relatie instellen, maar dat is niet verplicht.

 

Assetlinks

Assetlinks zijn wat complexer om in te stellen, dus hier is een extra toelichting.

In het stambestand Asset Vrije Velden kun je kiezen voor het type Asset-link(s). Daarbij kunt u, behalve de naam en technische naam, nog twee waardes instellen:

• Tegenhanger: hier vult u het nummer in van een ander assetlinkveld. Een assetlink kan ook z’n eigen tegenhanger zijn. Als u vanuit asset A een link maakt naar asset B, en op asset B staat de tegenhangerveld van het linkveld van asset A, dan wordt dat automatisch gevuld.
• Configuratie: hier vult u in welke assetclass mag worden ingesteld op dit veld. Dat gaat met JSON, als volgt: {"assetClass": id}

 

Voorbeeld:

Stel dat ik twee assets heb, een server en een switch, die ik aan elkaar wil linken, dan kan dat op twee manieren:

• Ik kan op beide assetclasses veld 81 instellen. Als ik dan bij de server aangeef dat hij verbonden is met de switch, dan wordt dat ook meteen ingesteld bij de switch.
• Ik kan bij de alssetclass switch veld 79 instellen en bij de server veld 80. Vervolgens kan ik bij het assest van de switch invullen dat hij verbonden is met het assets van de server. Bij het assets van de server wordt dan meteen ingevuld dat hij verbonden is met de switch.

 

Het assetclassfilter zorgt er in bovenstaand voorbeeld voor dat u in beide velden alleen servers (assetclass 12) of switches (assetclass 16) kan invullen.

Adressen

U kunt adresdelen ophalen (bijv. voor de naamtemplates) met deze string replaces:

• #asset.getCustomFieldValue('adres').addressName#
• #asset.getCustomFieldValue('adres').street#
• #asset.getCustomFieldValue('adres').number#
• #asset.getCustomFieldValue('adres').postcode#
• #asset.getCustomFieldValue('adres').city#
• #asset.getCustomFieldValue('adres').country#
• #asset.getCustomFieldValue('adres').attentionOf#

 

Assets aanmaken

Als de assetclasses gemaakt zijn, kunt u beginnen met vullen! Ga naar Overig --> Assets, klik rechtsboven op het plusje en begin met vullen. Assets worden niet automatisch opgeslagen, dus vergeet niet om dat zelf te doen als u iets heeft gewijzigd.

In de assetlijst kunt u gemakkelijk zoeken met het zoekveld. Eventueel kunt u op ‘Geavanceerd zoeken’ klikken om extra opties te krijgen. Ook kunt u op het oogje klikken om een previewvenster van de assets te zien. Hierin wordt de informatie over het asset read-only weergegeven.

Asset koppelen aan een orderregel

U kunt een asset direct koppelen aan een orderregel. Dit kan op twee manieren:

• In het asset kunt u via het veld ‘Orderregel’ zoeken in de verkooporders van de eigenaar
• In een orderregel kunt u links op het plusje klikken. De orderregel klapt dan open, met rechtsonder de mogelijkheid om een asset te zoeken of een nieuw asset aan te maken vanuit de orderregel.

Als u het asset koppelt aan een order, wordt het bijbehorende artikel ook automatisch vermeld.

 

Terug naar overzicht